"תנו לי שש שעות לכרות עץ, ואני אשקיע את ארבע השעות הראשונות בחידוד הגרזן" – אברהם לינקולן.
אנשים רבים מבינים שהזמן הוא המשאב הנדיר ביותר שלהם, ולכן חשוב להם להשקיע את זמנם בתבונה ולהשתמש בו בזהירות. אבל כשחושבים על זה, כלומר, ממש חושבים על זה, מבינים שניהול זמן הוא פיקציה. כי אף אחד לא באמת מנהל את הזמן, אלא להיפך, הזמן הוא שמנהל אותנו. כשמבינים את העובדה הזו (ומשלימים איתה, לפחות עד שימציאו יממה שמורכבת מחמישים שעות), מבינים שההתמודדות עם הזמן היא ניהול סדר עדיפויות, במסגרת הזמן הקיימת.
במילים אחרות, אני מזמין אתכם להיות עסוקים יותר בלהחליט ולנהל את מה שבאמת בידיים שלכם, ובמקביל, הזמן כבר יעשה את שלו.
הרי בשביל מה אני כותב לכם על ניהול זמן?
כי לכולנו יש את אותה כמות של זמן, אבל עדיין תשמעו הרבה אנשים שאומרים ש"אין להם מספיק זמן", או "שהם צריכים עוד זמן".
למה לחלק מהאנשים אין שום בעיות לבצע את המשימות שלהם בפרק זמן מסוים, ואחרים לא "מוצאים את הזמן" כמעט לשום דבר, ומתבדחים על עצמם במבוכה שהם "תמיד באיחור"? פשוט. כי אנשים שמצליחים לבצע את כל המטלות שלהם, וכמעט אף פעם אינם מאחרים, הם אנשים שיודעים לנהל את סדרי העדיפויות שלהם, ואילו האחרים… טוב, בואו נפתח את זה קצת.
ניהול זמן מתחיל עם משמעת שמאפשרת תפקוד יעיל
תסתכלו על כל ארגון קיים, ותמצאו בו את הנושאים הבאים שזוכים להתייחסות מפורשת: ניהול משאבי אנוש לגיוס כוח אדם, ניהול פיננסי לתקציב, ניתוח ביצועים, וניהול ההון למימון והשקעות. אם אתם מחפשים היבט המוקדש במיוחד לניהול זמן, אתם עשויים להתאכזב.
ניהול זמן הוא משמעת המתמקדת בתכנון כמות או משך הזמן שיוקדש לפעילויות ספציפיות, במטרה להגביר את היעילות. השורשים המוקדמים ביותר של ניהול זמן התגלו כשפרדריק טיילור פיתח שיטות ניהול מדעיות על מנת לשפר את התפקוד של העובדים. כמובן שהרעיון של ניהול זמן התפתח עם השנים, מה שהופך אותו לשיטתי והגיוני יותר בגישות שלו.
ניהול זמן כמיומנות שמובילה לאושר
מלבד משמעת, ניהול זמן מתואר גם ככישורים או כיכולת לתכנן, וכתוצאה מכך לשלוט על כמות הזמן שאתם משקיעים בביצוע המשימות שלכם. זה מסתכם במיומנות בניתוח השעות המוקדשות לפעילות מסוימת, וזה גם אומר הרבה על היכולת לתעדף את המשימות במאמץ למקסם את היעילות.
ככישרון, ניהול זמן הוא משהו שאפשר לשלוט בו עם תרגול עקבי ופיתוח נוסף לאורך זמן. עם השליטה במיומנות זו, העבודה והחיים האישיים יהיו מאורגנים יותר, יהיה הרבה יותר קל לטפל בהם ביעילות, מה שיוביל לתוצאה חד משמעית? אושר.
שני דברים חשובים שצריך לזכור
בואו נגיד את זה בצורה הכי ישירה שיש: יש שתי נקודות ספציפיות שניהול זמן כולל:
איך לעשות עוד דברים
יש לכם כמות מוגבלת של זמן, ולכן אתם צריכים לנהל אותו נכון כך שתוכלו לבצע יותר עבודה בפרק זמן מוגבל. אם עד היום אתם בקושי מסיימים שתי משימות בשעה, אולי אתם יכולים למצוא דרך לסיים שלוש או ארבע משימות באותה כמות זמן. אתם יכולים לעשות את זה באמצעות ניהול זמן.
מתחילים עם הדברים הנכונים
כמה פעמים מצאתם את עצמכם עושים משהו אחר ממה שתכננתם במקור? תכננתם, למשל, לסיים משימה בשעה אחת, אבל באותו זמן, תשומת הלב שלכם הוסטה והתחלתם לעבוד על משימה שנייה. כשהשעה הסתיימה, בסופו של דבר לא סיימתם את המשימה הראשונה, ואפילו המשימה השנייה עדיין בהמתנה. כתוצאה מכך, לא סיימתם שום דבר.
עם ניהול זמן, יתכן שתוכלו לסיים את המשימה הראשונה לפני שהשעה שהקצבתם לה תסתיים, ואפילו תוכלו להתחיל את המשימה השנייה קצת מוקדם יותר.
למה ניהול זמן חשוב?
כלומר, מה המטרה הסופית? מה אנחנו מקווים להרוויח מניהול זמן?
כדי לפשט דברים
אתם מתמודדים באמת עם העומס שיש לכם אבל לא עושים מאמץ לארגן את הזמן שלכם. באמצעות הגדרת לוח זמנים, זה פשוט עניין של דבקות בתכנית, בלי להסכים להסחות דעת.
כדי להוסיף מבנה ליום או לחיים שלכם
עם לוח זמנים או תכנית מקיפה, אתם יכולים לראות טוב יותר איפה אתם עומדים כרגע, לעומת איפה אתם שואפים להיות בסוף היום, ואיך תוכלו להגיע לשם.
כדי להגביר את היעילות
העבודה בהחלט תהיה קלה יותר, כי יש לכם פחות "רעש" בראש והרבה פחות הסחות דעת, כך שיותר קל לכם להתמודד עם המשימות שלכם. אתם יכולים להתמקד בדברים החשובים, במשימות שזקוקות ליותר תשומת לב, ולהשאיר את השאר למועד מאוחר יותר.
ניהול זמן טוב
הרעיון של ניהול זמן טוב כולל את ההיבטים הבאים:
תכנון אפקטיבי
יש לתכנן את הפעילויות שיבוצעו היום. זה יכול להיעשות באמצעות משהו פשוט כמו רשימת מטלות, או שזה יכול להיות מפורט כמו בתכנית משימות. יש לציין את המשימות בסדר העדיפויות, כאשר הפעילויות החשובות ביותר מופיעות תחילה.
מומלץ לציין את הזמן שמוקצה לכל משימה או פעילות, ולהשתמש ברשימה כמו במדריך שמארגן את סדר השגת המטרות.
קביעת מטרות
עם תכנון, תמיד טוב שתהיה מטרה באופק. אילו יעדים אתם רוצים להשיג באמצעות ביצוע משימות או פעילויות אלו? מטרות אלו ידריכו אתכם ויובילו אתכם לכיוון הנכון. כשאתם מגדירים מטרות, חשוב לוודא שהן ברורות, מציאותיות וברות השגה.
מועדי הכוונה
כלומר, לקבוע מועדים ולהקל עליהם. כשאתם מתכננים, אתם קובעים מסגרת זמן לכל פעילות, וצריך להיות תאריך יעד להשלמת הפעילות. סימן של ניהול זמן טוב הוא היכולת לבצע את המשימות שלכם היטב לפני המועד הסופי.
בשורה התחתונה: ניהול זמן הוא לא ממש על ניהול זמן
ולא, זה לא משחק מילים, כי בסופו של דבר, ניהול זמן עוסק בניהול עצמכם והאופן בו אתם משתמשים בזמן שיש לכם. העולם, או היקום, או אלוהים, לא עומדים להמציא יממה של חמישים שעות, לא משנה כמה עצומות תשלחו. אבל הסיכויים שלכם להשגת המטרות והיעדים שלכם, בזמנים שהקצבתם לעצמכם, עם סדרי העדיפויות הנכונים שחשבתם עליהם מראש, הם שיאפשרו לכם להתנהל ביעילות במסגרת הזמן הקצובה שעומדת לרשותכם.