בין אם אתם אנשי עסקים או אנשים פרטיים שהולכים לעבודה כל יום וחוזרים הביתה לחיי המשפחה, כל יום מביא איתו גל מדהים של דרישות שתרבות האינסטנט והסלולר הביאה איתה: מטח של בקשות, הודעות דואר אלקטרוני, פגישות, שיחות טלפון והודעות טקסט.
כל הדרישות האלה יכולות, לפעמים, לאיים על היכולת שלכם לחשוב בבהירות, לקבל החלטות טובות, ולבצע את מה שהכי חשוב כדי להתקדם, תוך שמירה על חיי משפחה בריאים, ובמיוחד לא לסיים את היום, כמעט כל יום, כשאתם מותשים ומרגישים שיש עוד אלף דברים שלא הספקתם.
אבל תחילה הרשו לי לחדש לכם: ניהול זמן? אין באמת דבר כזה
זוהי טעות לחשוב שאתם יכולים לנהל את הזמן, כי מי (או מה) שמנהל אתכם באמת, הוא הזמן. תחשבו על זה, פרק הזמן שעומד לרשותכם הוא קבוע ומוגדר ולא ישתנה לעולם.
מה שכן ניתן לשינוי הוא היכולת שלכם לנהל סדרי עדיפויות בזמן שיש לכם, כך שתוכלו להיות עסוקים בהחלטות ובעשייה, והזמן, מצדו, כבר יעשה את שלו.
אלופי המולטיטאסקינג – תתחילו להרגיע
כי לא משנה איך תקראו לזה, מולטיטאסקינג או חלוקת קשב, או כל מונח מפוצץ אחר, הנקודה חייבת להיות ברורה: כשאתם עושים כמה פעולות במקביל, אתם לא באמת מתפקדים ביעילות או במיטבכם.
אז במקום לפזר את תשומת הלב שלכם על מספר מוקדים במקביל, נסו להתחיל עם הרכבת סדר עדיפויות, ואז בצעו כל פעולה הכי טוב שאתם יכולים, וכמה שאתם יכולים יותר מהר. אתם תופתעו לגלות כמה משימות הספקתם לבצע עד אמצע היום.
כי כשתשומת הלב מפוזרת לאלף כיוונים ומיליון דרישות ומטלות, אתם מתחילים להרגיש יותר ויותר מרוקנים, עד שלאט לאט אתם מאבדים את היכולת לבצע אפילו פעולה אחת. אתם מתחילים לחשוב על חופש, וזה בתרחיש הטוב, למרות שלמי בכלל יש זמן לחופש? בתרחיש הפחות טוב אתם מתחילים להרגיש נסערים, חרדים ומיואשים, בין אם אתם עובדים או לא.
זהו מצב תמידי של אי שקט מודאג, שמאפיין את התרבות שלנו במאה ה-21, ומנקז אותנו מכל תחושת ביטחון עצמי או סתם שמחה.
היום זה גם קל וגם קשה יותר מאי פעם להשיג פרודוקטיביות יוצאת דופן
זהו הלב והנשמה של בעיית ניהול זמן של היום. הטכנולוגיה היא גורם גדול בבעיה, כי מצד אחד היא יוצרת זרימת מידע חסרת תקדים ונגישות בלתי מוגבלת כמעט לכל דבר, פעולה או מצב, אבל מצד שני אנחנו מוצפים במידע שיכול להגביל אותנו.
פרדוקס זה עלול להקשות על אנשים שאינם יודעים כיצד לקחת את הפרדוקס הזה ולהפוך אותו ליתרון.
אנחנו מקבלים היום החלטות יותר מתמיד
מהירות ההחלטות הנכנסות הדרושות לביצוע העבודה שלנו היא כמעט מוחצת. אימיילים, הודעות טקסט, חברים לעבודה שמסיחים את דעתנו, לקוחות שדורשים מאיתנו לקבל החלטות, ועוד שפע היבטים אחרים שגוזלים את זמננו כל יום, כמעט כל היום.
רוב האנשים מחויבים למה שהם עושים, והם עובדים קשה כשהם מנסים להתמודד עם כל המידע שהם מקבלים באופן שוטף. הם מקבלים החלטות, מטפלים בהן אחת אחת, מהר ככל שהם יכולים, ולאחר מכן ממשיכים הלאה אל המשימה הבאה, כמו שעושים אנשים שעובדים על פס ייצור.
הבעיה עם החלטות חשובות היא שהן לא מגיעות בסדר צפוי
ואם אנחנו לא מודעים לכך, אנחנו עלולים גם להחמיץ אותן לחלוטין, או רק לטפל בהן בצורה מהירה, לא ממש איכותית. זהו הניסיון של המוח לשרוד במציאות שעלולה להיות מתכון לכישלון. חיי עבודה מאוזנים הם היכולת לבצע תהליך מודע של לקיחת צעד אחורה, מתן עדיפות לבחירות הבאות, וקבלת החלטות טובות על דברים שמשפיעים על התוצאות.
ואתם יודעים באופן אינטואיטיבי שיש תחומים שבהם ההחלטות הנכונות יעשו הבדל עצום בתוצאות. המפתח הוא להבין את התהליך שמאפשר לכם להתנהל בצורה קלה אך בטוחה יותר, ולמנוע חלק מה"רעש" סביבכם, כך שתוכלו להקדיש את הזמן והאנרגיה הדרושים על מנת לקבל את ההחלטות שיש להן את הערך הגבוה האיכותי ביותר.
תשומת הלב שלנו נמצאת היום תחת מתקפה חסרת תקדים
בעוד שאנחנו מנסים להתמודד עם כל ההחלטות שאנחנו צריכים לקבל, תשומת הלב שלנו נמצאת תחת מתקפה חסרת תקדים. ההתקפה מגיעה יותר מהדרישות של האנשים סביבנו, ופחות מחוסר היכולת שלנו להשתלט על כל המשימות שאנחנו צריכים לבצע.
כל "הרעשים" סביב, צפצופי הנוטיפיקיישנים שאנחנו מקבלים בכמויות בלתי מתקבלות על הדעת, כל הבאזז מסביב, הבאנרים שפולשים למרחב הפיזי והנפשי שלנו, כולם מגיעים עם מחיר היכולת שלנו להתמקד במשימות שלנו, ולהצליח לסיים את היום עם עמידה בלוח הזמנים שתכננו.
אם לא נשים לב, נגיע למצב של "טייס אוטומטי"
כלומר, נתנהל מתוך מצב של קבלת גירויים לתודעה שלנו, והסחות הדעת השונות, ונחמיץ את הדברים החשובים או המשמעותיים ביותר, את הדברים שיכולים לשנות את העסק שלנו, את מערכות היחסים שלנו ואת החיים שלנו, בצורה יוצאת דופן.
חיים פרודוקטיביים הם חיים מודעים, והם דורשים אנרגיה נפשית. ניהול עסק, למשל, יכול להיות עניין של 24/7, ואם לא נזהר, נמצא את עצמנו מתקשים לגייס את האנרגיה הנפשית והגופנית לפעול במיטבנו. מוח עייף מקטין את היכולת לשלוט במיומנויות המפתח של הפרודוקטיביות, קבלת החלטות בעלות ערך גבוה, ומיקוד תשומת הלב.
אבל חכו, יש גם חדשות טובות
יש צעדים שאנחנו יכולים לנקוט בהם כדי לנהל זמן באופן טוב יותר, גם, ולמרות, המאה ה-21, וזה יותר פשוט מכפי שאתם מאמינים. ככל שנחדד את המיומנויות האלו, כך נוכל לבצע את הדברים הנכונים ולהספיק יותר משימות, שמבוצעות באופן טוב יותר, כל יום.
הדרך לעשות את זה היא באמצעות שימוש מודע בחמשת האפשרויות הבאות, שמובילות להתמחות במיומנויות של קבלת החלטות, תשומת לב וניהול זמן.
מבצעים את הפעולות החשובות
זה נשמע פשוט, או אפילו מובן מאליו, אבל דבקות בבחירה זו מסייעת לנו להבדיל בין החשוב יותר לחשוב פחות, כמו גם איך להימנע מהסחות דעת.
עם בחירה בביצוע הפעולות החשובות תחילה, אנחנו בוחרים באופן שיטתי לסנן את סדרי העדיפויות שלנו ולתעדף משימות חיוניות קודם, ורק אחר כך את המשימות הפחות חשובות, כך שנוכל להתמקד במה שחשוב ביותר. אבל חכו, יש המשך לרעיון הזה.
לחשוב מחוץ לקופסא, אבל לא להישאר ממש לידה
כשאתם מתנהלים לפי סדר עדיפויות של 'חשוב יותר וחשוב פחות', אתם מאפשרים לכם את הזמן הדרוש לקבל, לפחות פעם או פעמיים ביום, החלטה אחת אמיצה, יוצאת דופן, לא כזאת שיוצאת מחוץ לקופסא אבל נשארת ממש לידה, אלא החלטה מדהימה באמת. שאף אחד לא חשב עליה.
כשאתם לא לוקחים את הזמן שלכם כמובן מאליו, ולא מתנהלים 'על אוטומט', אתם מצליחים להשיג תוצאות יוצאות דופן, שמובילות להשגת המטרות שהשגתם בעדיפות גבוהה. כשאתם יודעים להחליט מה תעשו עם כל הסחות הדעת שנקרות על דרככם, כמו למשל מיילים שלא ממש חשובים לקריאה כרגע, אתם מאפשרים למוח שלכם להיות פנוי יותר לחשיבה יצירתית במקום תגובתית.
הזיזו את הסלעים הגדולים במקום למיין חצץ
תכנית שבועית ויומית מאפשרת לכם לבצע, במצוינות, אם תרשו לי להתיימר, את כל המשימות החשובות ביותר.
הקדישו חצי שעה לתכנון שבועי כשהשבוע שלכם מתחיל, ועשר דקות לתכנון יומי לפני תחילת היום, כך שתשקיעו את הזמן היקר שלכם במה שחשוב ביותר. יצירת קצב עקבי של תכנון וביצוע, מוביל לתוצאות יוצאות דופן.
השתלטו על הטכנולוגיה שלכם, אל תניחו לה לשלוט בכם
השתמשו בטכנולוגיה שלכם כמנוע של פרודוקטיביות. נצלו אותה להשגת תוצאות במקום כאמצעי של הסחות דעת, באמצעות אופטימיזציה של פלטפורמות כגון מיקרוסופט אאוטלוק וגוגל, על מנת להגביר את הפרודוקטיביות.
ארגנו היטב את תיבת הדואר הנכנס שלכם, כי לא כל דואר אלקטרוני שאתם מקבלים דורש קבלת החלטה כאן ועכשיו, אז השתמשו במסננים ובכלים המתקדמים כדי שרוב ההחלטות היומיומיות שלכם תהיינה בעלות ערך.
הגדילו את האנרגיה שלכם, בלי להיכוות בדרך
הגדילו את האנרגיה שלכם כך שתוכלו לחשוב בבירור, לקבל החלטות טובות ולהרגיש יותר טוב בסוף כל היום.
כשאתם עוברים את הימים שלכם עם לחץ גבוה אינטנסיבי, אתם דועכים. באמצעות מציאת הכלים שמתאימים לכם למנוחה נכונה והגברת האנרגיה, תוכלו להפיק תועלת מודעת לשיפור עקבי של האנרגיה הנפשית והפיזית שלכם.
אז עם כל הכבוד לתרבות האינסטנט והסלולר שהמאה ה-21 הביאה איתה, בואו נסתכל על הזמן מנקודת מבט אחרת
אם אנחנו מבינים שניהול זמן הוא פיקציה, ושהפתרון להתנהלות נכונה בפרק הזמן שעומד לרשותנו טמון בהרכבת סדרי עדיפויות ולוחות זמנים יעילים, אנחנו יכולים, לאט אבל בטוח, להתקדם לעבר השגת היעדים והמטרות שהצבנו לעצמנו. בגישה זו, אנחנו יכולים לסיים כל יום עם הרגשה שעשינו משהו. שהספקנו. שיצרנו. שפתחנו את הדלת לרעיונות טובים יותר, וקיבלנו החלטות שלא חשבנו שנוכל לקבל.
וזוהי תוצאה שאפשר להשיג כשיודעים איך ליצור באמת תרבות של ניהול זמן שמובילה לפרודוקטיביות גבוהה ואיכותית יותר. היכולת הזאת נותנת לכם את הכול, או כמעט את הכול, במקום כלום.